Achtergrond en inleiding
Functioneel specificeren is een wijze van beschrijven waaraan een product, dienst of oplossing moet voldoen, zónder dat dit de vrijheid van leveranciers inperkt om met innovatieve ideeën te komen. In veel inkoopprogramma’s, bijvoorbeeld van PIANOo, wordt het opstellen van functionele specificaties bij aanbestedende diensten gestimuleerd. Functioneel specificeren van de behoefte wordt gezien als een van de oplossingen om meer ruimte te bieden aan de creativiteit van de markt. In de praktijk blijken er overwegingen te zijn om niet te kiezen voor (zuivere) functionele specificaties, maar voor een (gedeeltelijk) technisch gespecificeerde opdracht.
Doel en aanpak van het onderzoek
Het doel van dit kwalitatieve onderzoek, uitgevoerd door Significant in opdracht van PIANOo, is tweeledig. Ten eerste is het doel om inzicht te verkrijgen in de overwegingen die bepalend zijn bij het al dan niet toepassen van functioneel specificeren in plaats van technisch specificeren. Ten tweede is het doel om inzicht te verkrijgen in mogelijke oplossingen om functioneel specificeren – waar mogelijk en gewenst – vaker toe te passen.
Voor het onderzoek is allereerst een literatuuronderzoek uitgevoerd naar functioneel specificeren. Hierin worden diverse belemmeringen en mogelijke oplossingen vanuit de literatuur uiteengezet. Vervolgens zijn elf casestudies uitgevoerd bij verschillende aanbestedende diensten.
Overwegingen voor wel of niet functioneel specificeren
Uit het onderzoek komt naar voren dat de overwegingen die een rol spelen bij de keuze om functioneel te specificeren onder te verdelen zijn in vijf categorieën.
Deze zijn in het figuur hiernaast weergegeven. Zowel zachte (bijvoorbeeld risicomijdend gedrag) als harde overwegingen (bijvoorbeeld wetgeving) spelen een rol bij de toepassing van functioneel specificeren. Per categorie overwegingen zijn ook oplossingen geïdentificeerd die bij kunnen dragen aan het frequenter toepassen van functioneel specificeren, bijvoorbeeld het eerder betrekken van marktpartijen en inkoopexpertise.
Wij constateren dat inkoopafdelingen sterker de noodzaak voelen om functioneel te specificeren dan afdelingen die verantwoordelijk zijn voor het primaire proces. Verder moet een opdrachtgever bij het betrekken van eindgebruikers ervoor waken dat dit niet leidt tot een beperking van de oplossingsruimte.
De geïdentificeerde belemmeringen die meer functioneel specificeren in de weg staan lijken vooral met ‘zachte’ oplossingen te kunnen worden beïnvloed. Dus hoewel het (nog meer) opleiden van betrokkenen in harde inkooptechnieken ongetwijfeld effect zal hebben, pleiten wij vooral om meer in te zetten op zachte oplossingen. Voorbeelden hiervan zijn het (nog meer en eerder) aangaan van de dialoog tussen opdrachtgever en opdrachtnemer en het veranderen van risicomijdend gedrag tijdens de specificatiefase van inkooptrajecten. Met name deze oplossingen kunnen een bijdrage gaan leveren aan het creëren van meer functionele ruimte bij inkooptrajecten.
Het volledige rapport kan hier ingezien worden.
